Seis anos montando uma área de BI · Visão geral
Seis anos montando uma área de BI do zero
Seis anos de BI numa consultoria de escolas particulares: Power BI, SQL Server, automação em Python, um portal web e uma equipe que aprendeu a ensinar.
A primeira tarefa parecia pequena. A consultoria em que eu tinha entrado, que atende escolas particulares no Brasil, precisava de um lugar onde os clientes vissem o resultado do nosso trabalho. Ao mesmo tempo, comecei a levar para o Microsoft Power BI todos os relatórios que a empresa produzia. Esses dois trabalhos, feitos lado a lado, foram a semente de uma área de BI que me ocupou pelos seis anos seguintes.
Este texto é o mapa dessa trajetória, ano a ano. Cada ano tem um artigo próprio nesta série, com mais detalhe. Comece por aqui se quiser a história inteira e depois vá direto ao ano que se parece com o problema que você tem hoje.
Primeiro ano: uma área do cliente e a aposta no Power BI
A área do cliente precisava de algo que valesse a pena abrir, e número parado não era isso. O Power BI deu aos clientes painéis interativos, que eles mesmos filtravam e exploravam, e a diferença foi percebida rápido. No fim do ano tínhamos crescido 50%, e o BI deixou de ser um subproduto da consultoria: virou um produto do portfólio.
Foi um ano de aprender entregando. Conto como foi, e como eu planejaria hoje, em Ano um: quando o Power BI virou produto.
Segundo e terceiro anos: saindo do Excel
No segundo ano os dados ainda moravam em arquivos de Excel, e as rachaduras apareciam. Planilha tem limite óbvio de tamanho e de acesso, e cada cruzamento entre duas fontes virava sofrimento para quem estava do outro lado do painel. Migrei as bases para o SQL Server. A manutenção ficou mais simples, manipular os dados também, e a segurança melhorou muito.
Uma base única abriu perguntas que antes não tínhamos como responder. Uma das minhas preferidas: a mensalidade de uma escola está adequada às famílias que moram em volta dela? Cruzamos dados demográficos da região com dados econômicos da cidade, num raio de 2 e de 4 km, para chegar ao valor médio gasto com mensalidade escolar na região e comparar com o preço do cliente.
O terceiro ano foi de reconstrução. Todos os relatórios foram refeitos no Power BI sobre a nova base em SQL Server, e os modelos semânticos ficaram bem mais rápidos. Contratamos um assistente e, enquanto a reconstrução andava, seguimos atendendo os pedidos dos clientes, com áreas específicas e soluções sob medida.
Uma frase ainda resume esses dois anos: um painel lindo que leva minutos para carregar não funciona. A história completa está em Do Excel ao SQL Server: quando a planilha não dá conta, e o lado do desenho, em UX de dashboards começa pela velocidade.
Quarto ano: quando o volume passou da equipe
O quarto ano foi decisivo. A complexidade e o volume de trabalho passaram da nossa capacidade. A saída foi levar o tratamento dos dados para Python, com pandas e numpy fazendo o trabalho pesado.
Antes, tratávamos no máximo três pesquisas de clientes por dia. Depois da automação, passamos a dezenas, e o trabalho humano encolheu para corrigir erros e ajustar perguntas e respostas quando algo não encaixava. Esse salto veio da automação, não de contratação. Como chegamos lá está em Python no BI: de três pesquisas por dia a dezenas.
Quinto ano: um portal web em volta dos relatórios
Com o tratamento automatizado e a equipe em quatro pessoas, o passo seguinte era a experiência de quem lê os relatórios, e levar o produto além do projeto de consultoria. Construí uma aplicação web em Python com Flask, front-end em JavaScript, HTML e CSS, e o Power BI Embedded para compartilhar os relatórios dentro dela.
A manutenção dos relatórios ficou mais simples, e os clientes ganharam um lugar seguro e prático para acessar as próprias informações. Nesse período crescemos 400%. A arquitetura e o raciocínio por trás dela estão em Um portal de clientes com Power BI Embedded.
Sexto ano: de construir a ensinar
No sexto ano a área de BI já andava sozinha, e meu trabalho mudou. Passei mais tempo liderando e treinando a equipe do que construindo, com um programa de capacitação contínua para que todos acompanhassem as boas práticas e as tecnologias novas enquanto a demanda crescia. É o capítulo menos técnico dos seis, e talvez o que mais pesou para manter o resto de pé. Mais em Liderar uma equipe de BI, da seleção à IA.
O que os seis anos me ensinaram
Olhando para trás, a ordem dos passos diz tanto quanto os passos.
- Primeiro o valor que se vê, logo depois a fundação. Fomos para o Power BI antes de ter um banco de dados de verdade. O cliente viu a diferença no primeiro ano, e isso deu tempo para arrumar a base no segundo e no terceiro.
- Velocidade faz parte do conteúdo. Um número certo que demora minutos para aparecer perde para um número aproximado que aparece agora. Tudo se resume à experiência de quem usa o relatório: a informação certa, disponível, sem atraso e sem erro.
- Uma base única muda as perguntas possíveis. A comparação de mensalidades só existiu quando dados demográficos, econômicos e do cliente passaram a morar no mesmo lugar.
- Automatize antes de contratar. Ir de três pesquisas por dia a dezenas veio do Python, não de gente nova. Quem entrou depois pôde cuidar do que pedia julgamento.
- O canal de entrega faz parte do produto. O portal simplificou a manutenção para nós e o acesso para os clientes. O maior número de crescimento dos seis anos veio desse período.
- Uma área dura enquanto as pessoas dela continuam aprendendo. O treinamento transformou um conjunto de ferramentas numa equipe capaz de levá-las adiante.
Cada passo tornou o seguinte possível. Fazer um de cada vez, nessa ordem, foi o que manteve a área andando.
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