Ano um: quando o Power BI virou produto

Meu primeiro ano numa consultoria de escolas particulares no Brasil começou com dois trabalhos que pareciam separados. O primeiro era construir uma área do cliente, um lugar onde as escolas vissem o resultado do trabalho que fazíamos para elas. O segundo era migrar para o Microsoft Power BI tudo o que a empresa já tinha produzido. Acabei fazendo os dois ao mesmo tempo, e foi a decisão certa.

Este é o primeiro capítulo de uma série em seis partes. Se quiser a trajetória inteira antes dos detalhes, comece por Seis anos montando uma área de BI do zero.

Dois trabalhos que eram um só

Uma área do cliente vale o que ela mostra. Um portal cheio de arquivos que ninguém abre não muda a forma como o cliente enxerga o seu trabalho. A migração para o Power BI deu à área do cliente um motivo para existir: no lugar de números fixos, gestores e donos de escola passaram a ter relatórios interativos, que podiam filtrar, recortar e consultar de novo quando quisessem.

Foi um ano de muito trabalho e muito aprendizado. A mudança alterou a forma como apresentávamos os dados e, mais do que isso, o que o cliente achava que estava comprando. Os clientes perceberam rápido a visualização mais clara e interativa, e deram valor a ela. No fim do ano tínhamos crescido 50%, e o BI tinha entrado no portfólio de serviços da consultoria, em vez de vir como anexo de um relatório.

Do que um sistema de BI é feito, visto do primeiro ano

Os livros descrevem um sistema de BI em camadas. Vale olhar essas camadas pelo que tínhamos de fato no primeiro ano, porque a maioria das equipes pequenas começa do mesmo lugar.

• Fontes de dados. Internas, como ERP, CRM e bancos transacionais, e externas, como dados de mercado e dados financeiros públicos. No nosso caso, as bases moravam em arquivos de Excel. Levá-las para o SQL Server foi o trabalho do segundo ano.
• ETL. Extrair os dados de cada fonte, limpar e formatar, e carregar num lugar próprio para análise. Nossos processos de tratamento só iriam para o Python, e ficariam em grande parte automatizados, no quarto ano.
• Data warehouse. Um repositório central, feito para consulta, onde os dados de fontes diferentes ficam juntos. Ainda não tínhamos. Construí-lo foi o centro do segundo e do terceiro anos.
• Análise e visualização. Painéis, relatórios e gráficos interativos, mais as ferramentas de análise sobre o modelo. Aqui entrou o Power BI, e era a única camada que o cliente via.
• Usuários finais. Analistas que exploram, executivos que decidem, equipes operacionais que agem. No nosso caso, as pessoas do lado da escola que tomavam decisões com os relatórios.

Ou seja, o primeiro ano foi construído de cima para baixo. Pusemos de pé a camada visível e só depois refizemos o que ficava embaixo dela. No livro, é a ordem errada. Quando o cliente precisa ver valor antes de tudo, funcionou. O custo apareceu depois, e conto em Do Excel ao SQL Server: quando a planilha não dá conta.

Como eu planejaria esse ano hoje

Com o que sei agora, existe uma sequência de planejamento que eu seguiria desde a primeira semana. Ela serve tanto para uma equipe pequena quanto para uma grande.

Comece pelas pessoas, não pela ferramenta

Antes de escolher gráfico, converse com todo mundo que vai encostar nos relatórios: quem paga por eles, quem decide com eles e quem alimenta os dados. Depois, escreva o objetivo de negócio que cada relatório atende. Decidir melhor, gastar menos tempo com rotina, enxergar uma oportunidade mais cedo, deixar o cliente mais satisfeito. Relatório que não se liga a nenhum desses é enfeite.

Olhe o processo antes dos dados

O melhor lugar para colocar BI costuma ser uma etapa que já dói: um número que leva dias para ser montado, uma decisão tomada sem evidência, uma pergunta recorrente que ninguém responde rápido. Mapear o fluxo que existe mostra onde um relatório tira trabalho, em vez de criar mais uma tela para conferir.

Levante os requisitos em termos concretos

Quais relatórios, quais painéis, quais fontes, quais métricas. Parece burocracia, mas uma lista de uma página evita a falha mais comum de um primeiro projeto de BI: o relatório bonito que responde a uma pergunta que ninguém fez.

Dê número e prazo a cada meta

Meta boa é específica, mensurável, alcançável, relevante e com prazo. "Relatórios melhores" é desejo. Uma meta diz o que muda, quanto e até quando, para que no fim do ano dê para dizer se aconteceu.

Saiba quais chapéus você está usando

Uma equipe completa de BI tem gerente de projeto, arquiteto de dados, engenheiro de dados, analista de BI, desenvolvedor de BI e alguém responsável pela qualidade dos dados. No primeiro ano, uma área pequena tem muito menos pessoas do que papéis. Nossa primeira contratação, um assistente, só veio no terceiro ano. Listar os papéis ajuda mesmo assim, porque mostra quais você cobre, quais está pulando e onde mora o risco. Olhando para trás, os papéis que mais nos faltavam eram arquitetura e engenharia de dados, justamente o que o segundo, o terceiro e o quarto anos foram resolver.

BI como produto, não como entrega

A maior mudança daquele ano não foi técnica. Quando o BI é uma entrega, ele acaba junto com o projeto. Quando é um produto, ganha vida própria: o cliente volta, pede mais e passa a julgar a consultoria por ele. Os 50% de crescimento refletiram essa virada, e ela definiu a direção de tudo o que veio depois, até o portal web com Power BI Embedded que construímos no quinto ano.

O que eu repetiria e o que mudaria

Repetiria fazer a área do cliente e a migração para o Power BI juntas. Uma deu propósito à outra, e o cliente sentiu a diferença dentro do mesmo ano.

Repetiria pôr a camada visível primeiro. Ela conquistou a confiança que pagou a fundação.

Garantiria um plano no papel desde a primeira semana: partes interessadas, objetivos com número e uma lista de papéis. Alguns dias escrevendo custam menos do que qualquer retrabalho.

E planejaria a saída das planilhas desde o primeiro dia, mesmo que ela só acontecesse no segundo ano. Saber onde os dados vão morar muda o jeito de montar os relatórios de hoje.

Se você está começando esse primeiro ano agora e quer conversar sobre o seu caso, mande uma mensagem.